Ochrona danych osobowych

Klauzula Informacyjna dla beneficjentów programu FEP 2021-2027

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) (dalej: RODO) Instytucja Zarządzająca FEP 2021-2027, zwana dalej „Instytucją Zarządzającą” informuje, że:

1. Administratorem danych osobowych Beneficjenta będzie Zarząd Województwa Pomorskiego z siedzibą w Gdańsku, 80-810 Gdańsk, ul. Okopowa 21/27, nr tel. 58 326 81 90;
2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych to e-mail: iod@pomorskie.eu;
3. Dane osobowe osób reprezentujących Beneficjenta przetwarzane będą w celu wykonania umowy o dofinansowanie Projektu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane osobowe osób do kontaktu wskazanych przez Beneficjenta w umowie będą przetwarzane w celu współpracy w sprawach związanych z realizacją umowy, na podstawie art.6 ust. 1 lit. e RODO (tj. w interesie publicznym).

Dane ww. osób będą również przetwarzane w celu:

• wykonywania obowiązków Instytucji Zarządzającej w zakresie realizacji programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Pomorza 2021-2027, dalej zwanego „FEP 2021-2027″, w szczególności potwierdzania kwalifikowalności wydatków, płatności ze środków europejskich i krajowego współfinansowania, dochodzenie zwrotu środków od beneficjentów, w tym prowadzenie postępowań administracyjnych w celu wydania decyzji o zwrocie środków, udzielania wsparcia uczestnikom projektów, ewaluacji, monitoringu, kontroli, audytu, sprawozdawczości oraz działań informacyjno-promocyjnych i edukacyjnych w ramach FEP 2021-2027 współfinansowanego z EFS+ i EFRR,
• rejestrowania i przechowywania w formie elektronicznej za pomocą CST2021 danych dotyczących każdej operacji, niezbędnych do wykonywania funkcji Instytucji Zarządzającej oraz
• wypełnienia obowiązku archiwizacji dokumentów na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

4. Dane osobowe będą udostępniane pozostałym administratorom wymienionym w art. 87 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 (Dz. U. poz. 1079) oraz stronom i innym uczestnikom postępowań związanych z dochodzeniem zwrotu środków od beneficjentów, w tym prowadzonych postępowań administracyjnych w celu wydania decyzji o zwrocie środków. Dane będą przekazywane innym podmiotom, którym zlecimy usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych (tj. podmiotom wspierającym systemy informatyczne, podmiotom świadczącym usługi na rzecz Zarządu Województwa Pomorskiego w związku z realizacją FEP 2021-2027). Wskazane podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami. Ponadto w zakresie stanowiącym informację publiczną dane będą ujawniane każdemu zainteresowanemu taką informacją lub publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu czy na stronie internetowej programu regionalnego FEP 2021-2027;
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w punkcie 3, z uwzględnieniem postanowień art. 82 i art. 65 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231 z 30.06.2021, str. 159, z późn. zm.). Bieg okresu, o którym mowa powyżej zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w projekcie albo na wniosek Komisji Europejskiej, zgodnie z art. 82 ust. 2 ww. rozporządzenia;
6. Osoba, której dane dotyczą posiada prawo do żądania od administratora danych dostępu do danych ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
7. Osoba, której dane dotyczą posiada prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;
8. Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy o dofinansowanie projektu, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości zawarcia i realizacji umowy.

Stosowanie RODO w projektach współfinansowanych z EFS+ w ramach programu FEP 2021-2027

WAŻNE!  W perspektywie  finansowej 2021- 2027 administratorem danych osobowych, poza Instytucją Zarządzającą, Instytucją Pośredniczącą jest również Beneficjent, Wnioskodawca oraz pozostałe podmioty wymienione w art. 87 ust. 1 w zw. z art. 88 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (dalej ustawy wdrożeniowej). Jednocześnie, uwzględniając przepisy RODO oraz ich obowiązującą wykładnię należy zauważyć, że istnieje możliwość uznania podmiotów niewymienionych w ustawie wdrożeniowej za administratorów danych osobowych w sytuacji, w której wskazuje na to ocena okoliczności faktycznych związanych z przetwarzaniem.

Uzyskanie statusu Administratora danych osobowych oznacza konieczność wypełniania obowiązków nałożonych przez RODO, w tym do:

• zapewnienia zgodności przetwarzania danych z RODO, zgodnie z art. 5, 6, 9 i 10,
• wypełnienia obowiązku informacyjnego wobec odpowiednich osób albo w momencie zbierania danych osobowych (najpóźniej w chwili ich zebrania), albo bezpośrednio przed ich zebraniem, zgodnie z art. 13 i 14 RODO – informując o możliwym przetwarzaniu danych przez pozostałych administratorów wskazanych w ustawie wdrożeniowej zgodnie z systemem instytucjonalnym FEP 2021-2027,
• stosowania odpowiednich zabezpieczeń organizacyjnych i technicznych, zgodnie z art. 24 RODO,
• powierzenia przetwarzania danych podmiotom przetwarzającym (w tym Partnerowi i  wykonawcom) w związku z realizacją zadań w ramach projektu w formie odrębnej umowy, zgodnie z art. 28 RODO,
• ustanowienia systemu upoważnień do przetwarzania danych osobowych obejmującego swoim zakresem przetwarzanie danych osobowych w CST2021 w zakresie czynności przetwarzania, które realizuje,
• prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych i udostępnianie go na żądanie organu nadzorczego, zgodnie z art. 30 RODO,
• samodzielnego zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych do organu nadzorczego, a także zawiadamiania o nich podmioty danych dotknięte danym incydentem bezpieczeństwa zgodnie z art. 33 RODO.

Przy przetwarzaniu danych osobowych należy zachować zgodność z zasadami (szczegóły w art. 5 RODO):

• legalności, rzetelności, przejrzystości,
• celowości,
• minimalizacji danych,
• prawidłowości danych,
• ograniczonego przetwarzania,
• integralności i poufności,
• rozliczalności.

Zakres przetwarzanych danych osobowych wskazany jest w art. 87 ust. 2 ustawy wdrożeniowej. Dane osobowe tam wymienione w ramach prowadzonych projektów są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) (obowiązek prawny) oraz art. 9 ust. 2 lit. g) RODO (dot. danych szczególnych kategorii). W związku z tym niezasadne jest zamieszczanie w dokumentach projektowych oświadczeń dotyczących wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych. W myśl art.7 RODO warunkiem wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych jest możliwość wycofania zgody w każdym momencie przez osobę, której te dane dotyczą. Natomiast skutkiem wycofania zgody w tym przypadku jest brak możliwości realizacji zadań projektowych a tym samym wywiązania się z umowy o dofinansowanie. Zgoda może wystąpić jedynie w przypadku konieczności wykorzystania wizerunku uczestnika.

Przykładowy formularz zgody na wykorzystanie wizerunku uczestnika Projektu (który powinien zawierać w sobie również klauzulę informacyjną):

 

• w mediach społecznościowych … (w jakich?)*,
• na stronach internetowych prowadzonych przez … (jakich?)*,
• na kanale youtube …*,
• na prezentacjach podczas eventów promujących Projekt w ramach Funduszy Europejskich*,
• w programach telewizyjnych …, na publikacjach i ulotkach opracowanych przez … (nazwa beneficjenta)*