Sygnał ostrzegawczy nadużycia finansowego jest to zjawisko lub zachowanie, z którego wystąpieniem wiąże się zwiększone prawdopodobieństwo, że być może zostało popełnione lub jest popełniane nadużycie. Często pojedynczy sygnał nie jest oznaką rzeczywistego nadużycia, lecz gdy w danej sprawie pojawia się więcej takich sygnałów, ryzyko, że za nimi kryje się nadużycie przeważnie wzrasta.  Wystąpienie sygnałów ostrzegawczych nie przesądza, że doszło lub może dojść w projekcie do nadużycia finansowego, lecz oznacza, że sytuację należy skontrolować i w razie potrzeby dalej monitorować z należytą starannością.

Wiele zjawisk lub zachowań zakwalifikowanych jako sygnały ostrzegawcze potencjalnych nadużyć jest identycznych z typowymi nieprawidłowościami wynikającymi z popełniania błędów, które nie wynikają z celowego działania. Ponadto wiele takich sytuacji nie jest nieprawidłowością, lecz mieści się w zakresie dopuszczalnego postępowania. W przypadku zetknięcia się z sygnałami ostrzegawczymi konieczne jest zawsze uwzględnienie indywidualnych okoliczności sprawy w celu rozróżnienia pomiędzy sytuacją dopuszczalną, nieprawidłowością niemającą cech nadużycia, a potencjalnym rzeczywistym nadużyciem finansowym.

Poniżej przedstawiony został katalog często spotykanych sygnałów ostrzegawczych, które mogą w niektórych przypadkach wskazywać na możliwość wystąpienia nadużycia finansowego.

I. Sygnały ostrzegawcze związane z udzielaniem zamówień

Większość projektów nie jest realizowana siłami własnymi beneficjentów, lecz zamawiają oni w celu zrealizowania projektu określone dostawy, usługi i roboty budowlane na rynku, u zewnętrznych wykonawców. Są oni w takim przypadku zobowiązani dokonywać tego w sposób konkurencyjny, stosując odpowiednio prawo zamówień publicznych lub tzw. zasadę konkurencyjności. Ze względu na swoją powszechność przy realizacji projektów oraz istotne interesy finansowe, które wchodzą w grę, jest to proces, w którym najczęściej mogą wystąpić nadużycia. Może mieć miejsce działanie w porozumieniu pomiędzy potencjalnym wykonawcą a pracownikami zamawiającego lub zmowa wykonawców. Wykonawca może też próbować popełnić nadużycie samodzielnie, przykładowo fałszując dokumenty. Przedstawione poniżej przykładowe sygnały ostrzegawcze co do zasady nie obejmują niektórych typowych naruszeń prawa zamówień publicznych, gdyż ich katalog jest powszechnie znany osobom zajmującym się kontrolą projektów. Należy pamiętać, że każde z takich naruszeń (standardowo będące nieprawidłowością) może w pewnych okolicznościach wskazywać na wystąpienie nadużycia finansowego. 

1. Sygnały wskazujące na możliwość istnienia fikcyjnych lub fasadowych firm, przy pomocy których popełniane jest nadużycie (polegające przykładowo na generowaniu fikcyjnych kosztów lub składaniu ofert zabezpieczających w przypadku zmowy przetargowej, o której mowa w pkt 6 poniżej).  

• Firma jest nieznana w branży, bez osiągnięć, a jej oferta jest słabo przygotowana.
• Adres firmy to adres prywatny, niekompletny (tylko skrytka pocztowa), kontakt do firmy wyłącznie na telefon komórkowy.
• Danych firmy nie ma w KRS/EDG lub firma jest zarejestrowana w krajach uznawanych za tzw. raje podatkowe.

2. Sygnały wskazujące na możliwe przekazywanie preferowanemu oferentowi poufnych informacji, które nie są dostępne dla pozostałych oferentów.

• Obecność charakterystycznych, identycznych skaz (smug, zabrudzeń) na dokumentach stworzonych przez zamawiającego i wykonawcę, wskazujących że zostały wydrukowane na tym samym urządzeniu (np. charakterystyczne, powtarzające się kropki lub ślady na stronach zarówno kosztorysu inwestorskiego, jak i kosztorysu załączonego do oferty, która została wybrana w przetargu).
• Zwycięska oferta jest tylko nieznacznie tańsza od kolejnej najtańszej oferty.
• Wcześniejsze otwarcie części ofert i wybór oferty, która wpłynęła jako ostatnia.

3. Sygnały wskazujące na możliwe wystąpienie konfliktu interesów.

• Zgłaszane są skargi, że pracownik zamawiającego jest powiązany z firmą wykonawcy. Ewentualne powiązanie można wstępnie zweryfikować poprzez dane rejestrowe firmy zwracając uwagę na powiązania właścicielskie i poprzez osoby zarządzające.

4. Sygnały wskazujące na możliwe przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia pod kątem jednego oferenta.

• Opis przedmiotu zamówienia zawiera nietypowe wymagania, które może spełnić tylko jeden wykonawca, a nie są one uzasadnione rzeczywistymi potrzebami zamawiającego.

5. Sygnały wskazujące na możliwą zmowę firmy przygotowującej projekt techniczny inwestycji z późniejszym wykonawcą robót budowlanych.

• Firma projektowa wprowadza bez przekonującego uzasadnienia nietypowe i bardzo drogie rozwiązanie, które później na etapie realizacji okaże się niewykonalne i będzie trzeba zastąpić je tańszym. Wykonawca, który jest z tą firmą w zmowie, wygrywa przetarg oferując niższą cenę, gdyż wie, że w rzeczywistości to drogie rozwiązanie nie zostanie zrealizowane.

6. Sygnały wskazujące na możliwą zmowę oferentów (tzw. zmowę przetargową)

Mechanizm zmowy przetargowej polega na tym, że wykonawcy na danym obszarze geograficznym lub w danej branży porozumiewają się, aby pokonać konkurencję i podnieść ceny. Zmowa przetargowa może przyjmować wiele form:

Składanie ofert zabezpieczających. Oferty zabezpieczające (ukryte, pozorne) składane są jedynie po to, aby sprawić wrażenie, że istnieje konkurencja. Oferenci działający w zmowie porozumiewają się w celu przedstawienia przez niektórych z nich wyższych cen lub ofert niezgodnych z warunkami zamówienia podlegających odrzuceniu, aby umożliwić wybór konkretnego oferenta po zawyżonej cenie. Zwycięzca dzieli się udziałem w zysku z przegranymi oferentami, zatrudnia ich jako podwykonawców lub pozwala im na wygranie innych zamówień po zawyżonych cenach. Oferty zabezpieczające mogą również pochodzić od firm fasadowych lub od przedsiębiorstw powiązanych.

Ograniczanie liczby ofert. Aby manipulowanie wynikami przetargu mogło się powieść, liczba oferentów musi być ograniczona i wszyscy oni muszą zgodzić się na współpracę. Aby uniemożliwić wygranie przetargu przez niewspółpracującego oferenta, który zaoferuje niższą cenę, firmy pozostające w zmowie mogą zapłacić firmie trzeciej, aby zrezygnowała z przetargu lub też uciec się do bardziej radykalnych środków nacisku w celu wymuszenia odstąpienia od udziału. Firmy pozostające w zmowie mogą również zmusić dostawców lub podwykonawców, aby nie prowadzili interesów z firmami, które odmawiają współpracy w utrzymaniu ich monopolistycznej pozycji na rynku.

Składanie ofert rotacyjnych. Firmy pozostające w zmowie mogą składać oferty zabezpieczające lub rezygnować ze złożenia oferty, aby umożliwić każdemu oferentowi po kolei złożenie najtańszej (najkorzystniejszej) oferty.

Podział rynku. Firmy pozostające w zmowie mogą podzielić pomiędzy siebie rynek pod względem geograficznym lub pod względem przedmiotu zamówienia (określonych dostaw, usług, robót budowlanych) i umówić się, że nie będą ze sobą w konkurować w obszarze zarezerwowanym dla konkurencji (mogą w takim przypadku składać jedynie oferty zabezpieczające).

Sygnały ostrzegawcze:

• zwycięska oferta jest wyjątkowo droga w stosunku do wartości zamówienia oszacowanej z należytą starannością (z uwzględnieniem publikowanych wykazów cen, podobnych dostaw, robót lub usług, średnich cen w branży lub innych źródeł informacji o cenach rynkowych);
• występuje rotacja zwycięskich oferentów w podziale na region lub rodzaj zamówienia;
• oferenci, którzy przegrali są zatrudniani jako podwykonawcy;
• nietypowe schematy przetargów (np. oferty różnią się od siebie w cenie dokładnie o pewien procent);
• istnieją ewidentne związki między oferentami, np. ten sam adres, pracownicy, numer telefonu itp.;
• wykonawca podaje w ofercie informacje o podwykonawcach, którzy konkurują jako wykonawcy w tym samym przetargu;
• doświadczeni wykonawcy nie składają oferty, a stają się podwykonawcami lub też oferent składający ofertę o niskiej cenie wycofuje się z przetargu, a następnie zostaje podwykonawcą;
• w pewnych przetargach biorą udział zawsze ci sami konkurenci, inne firmy nigdy nie składają ofert;
• oferenci, którzy przegrali, okazują się firmami fasadowymi lub fikcyjnymi;
• w ofertach złożonych przez różnych wykonawców występują podobieństwa trudne do wytłumaczenia korzystaniem z tych samych powszechnie dostępnych wzorów, cenników lub danych, np. takie same błędy ortograficzne lub rachunkowe, takie same wartości kosztów, które z założenia powinny być indywidualne dla poszczególnych przedsiębiorstw.

 

II. Sygnały ostrzegawcze związane z kosztami zatrudnienia, realizacją szkoleń i usług doradczych

W przypadku projektów, w których z zasady nie powstają trwałe produkty o charakterze materialnym, a ich realizacja polega w większości na wykonywaniu usług, mogą występować specyficzne nadużycia związane z tą właśnie cechą. Działania projektowe polegające w szczególności na przeprowadzaniu szkoleń i wykonywaniu usług doradczych charakteryzują się pewną ulotnością, która przy niewystarczającym udokumentowaniu skutkuje trudnościami w weryfikacji ich jakości, ilości lub wręcz samego faktu, że miały miejsce. Nadużycia mogą wystąpić w takich projektach bez względu na to, czy jest w nich obowiązek stosowania prawa zamówień publicznych lub zasady konkurencyjności, czy też nie (np. ze względu na niską wartość lub rozliczanie kosztów zatrudnienia pracowników).

Sygnały ostrzegawcze:

• braki i niespójności w ewidencji czasu pracy/systemach przypisywania czasu pracy do różnych projektów i zadań (np. karty czasu pracy pracownika wypełniane przez przełożonego, wypełniane ołówkiem, podpisywane z wyprzedzeniem);
• bardzo niska jakość/ogólnikowość dokumentacji powstałej jako efekt wykonywanej w projekcie pracy lub usług, mogąca świadczyć o pozorności (dot. materiałów dla uczestników, raportów z działań, publikacji, ekspertyz);
• dokumentacja ewidencjonująca działania w projekcie wskazująca na możliwość podrabiania, ukrywania braków itp. (np. uprzednio podpisane nieuzupełnione dokumenty, podobne i nietypowe podpisy na listach uczestników);
• trudności z uzyskaniem informacji, z przyczyn takich jak brak dostępności dokumentów, osób, przechowywanie w innym miejscu, przypadkowe zniszczenie lub zagubienie;
• nieproporcjonalny odsetek pracowników objętych kosztami pośrednimi, znacząca liczba pracowników przenoszonych z kategorii kosztów bezpośrednich do pośrednich lub odwrotnie, ci sami pracownicy stale przenoszeni z kategorii kosztów bezpośrednich do pośrednich lub odwrotnie;
• trudności finansowe i/lub zbyt wiele projektów realizowanych przez beneficjenta (również w innych programach operacyjnych) w stosunku do jego możliwości i zasobów, co może skłaniać go do popełniania nadużyć w celu wyjścia z trudnej sytuacji (szczególnie jeśli beneficjent ukrywa swoje trudności i unika kontaktu).