Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Pomorskiego na lata 2014 – 2020 realizuje politykę kompleksowego przeciwdziałania nadużyciom finansowym. Zgodnie z art. 125 ust. 4 lit. c rozporządzenia ogólnego 1303/2013 „w odniesieniu do zarządzania finansowego i kontroli programu operacyjnego instytucja zarządzająca wprowadza skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych, uwzględniając stwierdzone rodzaje ryzyka". Przepis ten odzwierciedla szczególny nacisk, jaki w okresie 2014-2020 został położony na eliminowanie wyłudzania, defraudacji i sprzeniewierzania środków unijnych we wszystkich formach i postaciach.

Instytucja Zarządzająca RPO WP 2014-2020, opracowując system realizacji programu, brała pod uwagę, jako jeden z istotnych czynników determinujących kształt tego systemu, konieczność takiego jego zaprojektowania, aby zminimalizować ryzyko popełnienia nadużyć finansowych (a także szerzej: ryzyko wszelkich nieprawidłowości i błędów).

Mechanizmy i rozwiązania zapobiegające nadużyciom wbudowane są we wszystkie części systemu realizacji RPO WP 2014-2020, niemniej szczególnie istotne są w tych obszarach, w których prawdopodobieństwo wystąpienia nadużyć oraz ich stwierdzenia jest zwiększone. W szczególności dotyczy to wyboru projektów do dofinansowania w trybie konkursowym oraz szeroko pojętej kontroli projektów: weryfikacji wniosków o płatność, weryfikacji udzielanych przez beneficjentów zamówień, kontroli na miejscu realizacji projektu bądź w siedzibie beneficjenta. Odpowiednie rozwiązania zapobiegawcze zastosowane są zarówno w wymaganiach wobec wnioskodawców i beneficjentów, jak i w procedurach wewnętrznych określonych w Instrukcjach Wykonawczych Instytucji Zarządzającej (w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Pomorskiego) oraz Instytucji Pośredniczących (Agencji Rozwoju Pomorza S.A., Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku, Związku Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych).

Projektując system realizacji, Instytucja Zarządzająca kierowała się wiedzą i doświadczeniami wyniesionymi z wdrażania programów w okresie 2007-2013 oraz dostępnymi wytycznymi i zaleceniami w zakresie zwalczania nadużyć finansowych opracowanymi przez instytucje europejskie oraz krajowe. Znaczna część mechanizmów zmniejszających poziom ryzyka wynika z obowiązujących przepisów zawartych w tzw. ustawie wdrożeniowej (ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020) oraz z zasad określonych w wytycznych wydanych na podstawie tej ustawy. Skutecznym środkiem stosowanym przez Instytucję Zarządzającą RPO WP 2014-2020 w celu zapewnienia odpowiedniej wykrywalności ewentualnych nadużyć (mającym również znaczenie prewencyjne) jest dobrze zaprojektowany system kontroli, poddawany regularnym przeglądom.

Nadużycie finansowe jest nieprawidłowością, ale taką w której występuje świadome i celowe działanie lub zaniechanie osoby, która się go dopuszcza. Te same mechanizmy prewencyjne i kontrolne w większości przypadków zabezpieczają zarówno przed nadużyciami, jak i przed nieprawidłowości niebędącymi nadużyciem, wynikającymi przeważnie z błędów, pomyłek lub niewiedzy. Zatem system przeciwdziałania nadużyciom stanowi integralną część systemu zarządzania i kontroli RPO WP 2014-2020 nastawionego na eliminowanie wszelkich nieprawidłowości.

Niezależnie od dokładania należytych starań na etapie projektowania systemu wdrażania, aby był on w znacznym stopniu odporny na nadużycia, Instytucja Zarządzająca oraz każda z Instytucji Pośredniczących przeprowadziły i okresowo ponawiają systematyczną ocenę ryzyka nadużyć pozwalającą stwierdzić, czy istniejące zabezpieczenia są wystarczające. Ocenę ryzyka nadużyć przeprowadza się zgodnie z Wytycznymi Komisji Europejskiej na okres programowania 2014-2020 dotyczącymi analizy ryzyka oraz skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych z 19 grudnia 2013 r., w szczególności przy użyciu narzędzia do oceny ryzyka nadużyć finansowych zawartego w załączniku nr 1 do przedmiotowych wytycznych, z uwzględnieniem specyfiki systemu realizacji i kontekstu wdrażania RPO WP 2014-2020, w tym typów i wielkości projektów, rodzajów beneficjentów, otoczenia instytucjonalnego i prawnego. W procesie oceny uwzględnia się różnorodne źródła informacji, w tym takie jak sprawozdania/raporty z kontroli/audytu, raporty dotyczące nieprawidłowości (w tym nadużyć finansowych), wyniki samooceny procesu kontroli.

Mechanizmy i rozwiązania zapobiegające nadużyciom na etapie oceny i wyboru projektów do dofinansowania

W ocenie złożonych przez wnioskodawców wniosków o dofinansowanie nie uczestniczą przedstawiciele grup interesów, lobbyści i podobne kategorie osób, które mogłyby wywierać wpływ na jej wynik w celu faworyzowania konkretnego wnioskodawcy lub kategorii wnioskodawców. Skład oraz tryb pracy Komisji Oceny Projektów (KOP) jest zgodny z odpowiednimi przepisami zawartymi w ustawie wdrożeniowej, które zostały skonstruowane (w oparciu o doświadczenia z okresu 2007-2013) w taki sposób, aby gwarantowały ocenę i wybór projektów w sposób w maksymalnym stopniu wolny od nieuprawnionych wpływów. W skład KOP wchodzą pracownicy instytucji organizującej konkurs, a także mogą wchodzić eksperci, lecz są oni wyłaniani zgodnie z przejrzystym trybem określonym w ustawie wdrożeniowej i odpowiednich wytycznych. Każdy członek KOP podpisuje oświadczenie o bezstronności oraz wypełnioną szczegółową kartę oceny projektu. Z tego względu odpowiedzialność członków KOP za dokonywaną ocenę jest zindywidualizowana. Ocena wniosków dokonywana jest przez członków KOP wyłącznie na podstawie kryteriów zatwierdzonych w jawnej i demokratycznej procedurze przez Komitet Monitorujący RPO WP 2014-2020, wyłoniony w sposób reprezentatywny zgodnie z zasadami określonymi w ustawie wdrożeniowej.

Poprzez regulamin konkursu podawany z wyprzedzeniem do publicznej wiadomości wszyscy wnioskodawcy mają równy dostęp do informacji o zasadach ubiegania się o dofinansowanie, kryteriach oceny i obowiązujących standardowych dokumentach aplikacyjnych. Równy dostęp wszystkich wnioskodawców do szczegółowych informacji o zasadach aplikowania pozwala każdemu z nich przygotować dobry wniosek zawierający wszystkie niezbędne do dokonania oceny informacje, co ogranicza zakres uznaniowości członków KOP.

Ocena wniosków podzielona jest na kilka etapów, w których w dużym stopniu uczestniczą różni oceniający, a niektóre etapy mają charakter kolegialny, co ogranicza możliwość oraz ewentualną skuteczność nieuzasadnionego faworyzowania określonych wnioskodawców przez niektórych członków KOP. Na etapach, które nie mają charakteru kolegialnego zawsze obowiązuje zasada co najmniej dwóch par oczu. Na etapach, w których obowiązuje ocena kolegialna, dokonywana jest ona na posiedzeniach, podczas których wymagane jest kworum. Wszystkie etapy oceny dokonywane są ściśle według szczegółowych reguł określonych w regulaminie pracy KOP przyjmowanym uchwałą przez Zarząd Województwa Pomorskiego.

Wszystkie wnioski o dofinansowanie są rejestrowane (w tym poprzez Generator Wniosków Aplikacyjnych), wszystkie etapy oceny są dokumentowane w formie szczegółowych kart oceny i protokołu, po każdym etapie oceny sporządzana jest i podawana do publicznej wiadomości lista wniosków, które przeszły do następnego etapu. Po rozstrzygnięciu konkursu skład KOP podawany jest do publicznej wiadomości. Zapobiega to możliwości manipulacji wnioskami i innym podobnym działaniom, które mogłyby mieć potencjalnie miejsce, gdyby proces oceny nie był przejrzysty.

Po każdym etapie oceny wnioskodawcy mogą skorzystać z uregulowanej w ustawie wdrożeniowej procedury odwoławczej, włącznie z drogą sądową. Ma to znaczenie nie tylko kontrolne, ale również prewencyjne, powstrzymując członków KOP od ewentualnych tendencyjnych ocen, a w konsekwencji przed nieuzasadnionym faworyzowaniem słabszych projektów.

Mechanizmy i rozwiązania zapobiegające nadużyciom na etapie realizacji i rozliczania projektów

Beneficjenci zobowiązani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych muszą przestrzegać licznych przepisów tej ustawy, których funkcją jest zapobieganie nadużyciom. Instytucja Zarządzająca oraz Instytucje Pośredniczące konsekwentnie kontrolują przestrzeganie prawa zamówień publicznych przez beneficjentów i nakładają stosowne korekty finansowe, których dotkliwość powinna skłaniać beneficjentów do prawidłowego działania. Podobne zasady przewidziane są w stosunku do zamówień udzielanych zgodnie z tzw. zasadą konkurencyjności.

W odniesieniu do pracowników zatrudnianych przez beneficjentów wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków ustanawiają bardzo szczegółowe reguły dokumentowania i rozliczania zadań wykonywanych w projekcie, w zależności od formy zatrudnienia (stosunek pracy, cywilnoprawny, samozatrudnienie, inne formy), także z uwzględnieniem podziału na koszty bezpośrednie i pośrednie. Jednym z mechanizmów zabezpieczających przed nadużyciami jest limit zaangażowania zawodowego osoby w wysokości 276 godzin miesięcznie w projektach unijnych i zadaniach finansowanych z wszystkich innych źródeł, a także obowiązek wprowadzania danych dotyczących zaangażowania personelu do aplikacji głównej centralnego systemu teleinformatycznego SL2014, co umożliwia kontrolę krzyżową pomiędzy projektami w skali całego kraju. Reguły te są wystarczające do wyeliminowania większości potencjalnych nadużyć w tym obszarze, a stosowanie się do nich jest szczegółowo sprawdzane przez Instytucję Zarządzającą oraz Instytucje Pośredniczące.

Weryfikacji poddaje się każdy wniosek beneficjenta o płatność, a także dokonywane są kontrole na miejscu realizacji projektu i w siedzibie beneficjenta. Jeżeli jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków ponoszonych w ramach realizacji projektu, beneficjent jest obowiązany udostępnić kontrolującym również dokumenty niezwiązane bezpośrednio z jego realizacją. Co do zasady w każdym projekcie o charakterze infrastrukturalnym przeprowadzana jest kontrola na miejscu na zakończenie, niezależnie od kontroli prowadzonych na próbie projektów w trakcie realizacji. Wszystkie procesy związane z weryfikacją wydatków i kontrolą uregulowane są szczegółowo w ustawie wdrożeniowej, uzupełniających ją wytycznych oraz Instrukcjach Wykonawczych instytucji. Stosowana jest zasada „dwóch par oczu", powoływania zespołu kontrolnego, stosowania szczegółowych list sprawdzających i informacji pokontrolnych podpisywanych przez członków zespołu kontrolującego oraz zatwierdzanych przez przełożonych. W trakcie kontroli kontrolowany beneficjent korzysta z zapisanej w ustawie wdrożeniowej procedury kontradyktoryjnej.

Pracownicy przeprowadzający weryfikację wydatków i kontrole są odpowiednio wykwalifikowani, doświadczeni i przeszkoleni. Uczestniczą w szkoleniach aktualizujących wiedzę na temat przepisów, których przestrzeganie zobowiązani są kontrolować (np. w dziedzinie zamówień publicznych, VAT itp.) oraz w dokształcaniu z zakresu świadomości w dziedzinie nadużyć finansowych.

Zasady postępowania obowiązujące pracowników Instytucji Zarządzającej i Instytucji Pośredniczących

Wszyscy pracownicy Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Pośredniczących zobowiązani są wykazywać jednoznacznie negatywną postawę wobec nadużyć oraz nieetycznych zachowań, które mogą sprzyjać ich popełnianiu. W ramach realizowanych procesów i zadań mają oni obowiązek zwracać uwagę na symptomy wystąpienia nadużyć finansowych i w razie powzięcia podejrzeń ich wystąpienia zgłaszać je przełożonym. Niezależnie od tego, w razie wątpliwości lub obaw,  pracownicy mogą zgłaszać podejrzenia nadużyć przełożonym wyższego szczebla lub bezpośrednio do organów ścigania w przypadku spełnienia właściwych przesłanek podejrzenia popełnienia czynu zabronionego, określonych w prawie karnym.  Instytucja Zarządzająca dołoży wszelkich starań, aby jej pracownik zgłaszający w dobrej wierze podejrzenie wystąpienia nadużycia nie spotkał się z żadnymi negatywnymi konsekwencjami oraz żeby została zachowana poufność (jeśli takie jest życzenie pracownika). Na tych samych zasadach będzie traktowane zgłoszenie ze strony wnioskodawcy, beneficjenta, eksperta, przedstawiciela Instytucji Pośredniczącej lub innej osoby. Pracownicy, w razie zaistnienia takiej konieczności mają możliwość odmowy wykonania polecenia służbowego wynikającą z ustawy o pracownikach samorządowych. Ponadto przepisy Kodeksu pracy dają im ochronę przed bezpodstawnym zwolnieniem.

Wykryte nadużycia finansowe podlegają wszystkim obowiązującym w ramach RPO WP 2014-2020 rozbudowanym procedurom właściwym dla nieprawidłowości, w tym zgłaszaniu oraz podejmowaniu działań korygujących i naprawczych.

Instytucje Pośredniczące posiadają zasady i procedury przeciwdziałania nadużyciom finansowym oparte na takich samych standardach, jakie obowiązują w Instytucji Zarządzającej.