Po zakończeniu realizacji projektu umowa o dofinansowanie nie przestaje obowiązywać, a beneficjent nadal musi wypełniać wynikające z niej obowiązki, które mają zastosowanie w tym okresie. Niewypełnienie tych obowiązków może poskutkować nawet koniecznością zwrotu dofinansowania (wraz z odsetkami).

W tym zakresie występują szczególnie wyraźne różnice pomiędzy projektami dofinansowanymi z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) i Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS).

Podstawowym obowiązkiem jest konieczność zachowania trwałości projektu na zasadach wynikających z art. 71 Rozporządzenia 1303/2013 (tzw. „ogólnego")

Zgodnie z powyższym przepisem naruszenie trwałości ma miejsce, jeśli w okresie 5 lat (3 lat - w przypadkach dotyczących utrzymania inwestycji lub miejsc pracy stworzonych przez MŚP) od płatności końcowej na rzecz beneficjenta lub w okresie ustalonym zgodnie z zasadami pomocy publicznej zajdzie którakolwiek z poniższych okoliczności:

  1. zaprzestanie działalności produkcyjnej lub przeniesienie jej poza obszar objęty programem;
  2. zmiana własności elementu infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści;
  3. istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki wdrażania, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych celów.

Obowiązek zachowania tak rozumianej trwałości dotyczy projektów dofinansowanych z EFRR, ale tych, które obejmują inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne (czyli z zasady większości projektów dofinansowanych z EFRR). Trwałość w tym rozumieniu nie dotyczy projektów dofinansowanych z EFS.

Art. 71 rozporządzenia ogólnego zawiera ponadto dodatkowe warunki oraz wyjątki, zatem należy się z nim zapoznać.

Naruszenie trwałości jest równoznaczne z naruszeniem art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych i oznacza konieczność zwrotu przez beneficjenta (z wyłączeniem państwowych jednostek budżetowych) środków otrzymanych na realizację projektu, wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania trwałości – w trybie określonym w ww. ustawie. Beneficjent powinien niezwłocznie poinformować Instytucję Zarządzającą/Pośredniczącą o wszelkich okolicznościach mogących powodować niezachowanie trwałości. Każdy przypadek ewentualnego naruszenia trwałości projektu będzie oceniany indywidualnie.

W projektach dofinansowanych z EFS może mieć zastosowanie odrębny rodzaj trwałości. W przypadku, gdy wniosek o dofinansowanie przewiduje trwałość projektu lub rezultatów, beneficjent po okresie realizacji projektu zobowiązany jest do przedłożenia do Instytucji Zarządzającej/Pośredniczącej dokumentów potwierdzających zachowanie trwałości projektu lub rezultatów. Zakres danych i termin przedłożenia ww. dokumentów zostaną określone przez Instytucję Zarządzającą/Pośredniczącą nie później niż na miesiąc przed zakończeniem realizacji projektu.

Kwestie trwałości uregulowane są również w umowach o dofinansowanie oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach RPO WP 2014-2020, stanowiących załącznik nr 4 do Zasad Wdrażania RPO WP 2014-2020.

Zachowanie trwałości będzie kontrolowane przez Instytucję Zarządzającą. W ramach tej kontroli sprawdzaniu podlegać będzie również, czy beneficjent wypełnia inne zobowiązania wynikające z umowy o dofinansowanie, które pozostają aktualne w okresie trwałości projektu, w tym:

  • zapewnienie, że dofinansowanie nie zostało wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem albo pobrane w nadmiernej wysokości, w szczególności:
    • zostały utrzymane wskaźniki realizacji projektu;
    • projekt nie wygenerował dochodu w rozumieniu art. 61 rozporządzenia ogólnego, który nie został wcześniej uwzględniony przy wyliczaniu maksymalnego poziomu dofinansowania projektu metodą luki w finansowaniu czy zryczałtowanych procentowych stawek dochodów;
    • nie wystąpiła niezaplanowana pomoc publiczna;
    • nie nastąpiła zmiana okoliczności powodujących możliwość odzyskania przez beneficjenta podatku VAT, który stanowił wydatek kwalifikowalny;
  • przechowywanie (archiwizacja) dokumentacji związanej z projektem;
  • wypełnianie obowiązków w zakresie informacji i promocji;
  • wypełnianie obowiązku przekazywania do informacji o kontrolach projektu prowadzonych przez inne instytucje;
  • zachowanie zgodności z politykami horyzontalnymi (zrównoważonego rozwoju, równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, oraz równości szans kobiet i mężczyzn);
  • inne wymagania wynikające z umowy o dofinansowanie, specyficzne dla danego Działania/Poddziałania/konkursu.